これがリモートの限界!?演者・座長が複数いるWEB講演会の苦労を語る!

こんにちは、アラサーMRのヒサシです。

本当に多いですね、WEB講演会!!

もうMRをやっている人は逃げられないレベルまで浸透しているWEB講演会ですが、あまりにも多い!

毎日毎日、どこかのメーカーが何かしらのWEB講演会を開催している。

本社企画のものからエリア限定の企画まで、とにかく枚挙に暇がない。

2021年も製薬会社によるWEB講演会の乱立は止まらない!?MR目線での苦悩を語ってみる!

揃いも揃ってWEB講演会。

猫も杓子もWEB講演会。

…というワケで、そんな時代の波に逆らうことなど出来ず、私も微力ながら主幹MRとしてWEB講演会を企画⇒開催⇒後処理を行う日々を過ごしています。

そして、演者・座長が複数いる講演会ほど、心身共に消耗するというお決まりのパターンにハマっています。(汗)

ふと考えてみると、こういった講演会の開催形式が主流になってから結構な時間が経ちましたよね。

そこで、コロナ禍が始まってから約1年が経った2021年の3月現在、丁度いい機会なのでWEB講演会の苦労エピソードを記事にしてみました。

まあ、ほとんど愚痴記事みたいなもんですが…

もし講演会で苦労している人がいたら、ガス抜き的な感じで読んでやってください。




役割者(演者または座長)を担当しているMRの苦労


ブログ内でMRとしての駄目っぷりを披露しまくっている私ですが、これでも某大学病院を担当している身でもあります。

(よくもまあ、俺みたいなヤツが大学病院を担当しているよな…と、自分でも思います。)

そんな事情もあり、担当している先生(特に教授)への座長・演者の依頼もまあまあ来ます。

逆に、率先して担当先の先生を座長・演者として起用し、他エリアの先生の引き合わせるコラボ講演とかもそれなりに企画しています。

ましてや、このコロナ禍のご時世です。

コロナ前と比べて、講演会に関する仕事は格段に増えました。(汗)

まあ、仕事があって給料を貰えるだけ自分は恵まれていると思うのですが…

【コロナ禍】講演会のために会場予約していた迎賓館から営業停止の連絡が来た話

当然ながら講演会の数が増えるほど、それに伴う仕事も増えます。

特に、短期間の間に講演会が4つも5つも重なると、もう仕事量が半端じゃないんですよね。

○○のようなWEB講演をやりたい。

○○について担当先の先生から情報発信してもらいたい。

口で言うのは簡単です。

頭の中で考えるのも簡単です。

しかし、それらを形あるものとして実現するのは大変です。

まさに、

言うは易く 行うは難し

…というヤツです。

こんな私の心情など知る由もなく、上司や本社はもっとWEB講演会をやれ!などと圧力を掛けてきます。

ドラクエ的に言うとガンガンいこうぜ!状態です。

…ったく、こちとらMP(精神力)の消耗が激しくてヒィヒィ言っているのに。(汗)

特に、演者・座長が複数いる講演会ほど、他の担当MRとの兼ね合いなどもあり、メチャクチャ気疲れします。

(まあ、この程度で疲れているようじゃ、私のMR力はまだまだ低いって証拠なんでしょうけど…)

当たり前の話ですが、役割者が多いほどMRの仕事が増えます。

役割者同士のスケジュール調整、依頼状・応諾書・案内状などの作成、会場の手配、講演用URLの発行、その他諸々。

リモートの講演会なんて楽勝などと侮るなかれ。

リモートにはリモート故の限界があり、そこに付随する多くの苦しみがあります。(汗)

そこで、個人的に特にしんどいと思うポイントを4つ挙げてみました。

1.役割者のスケジュール調整が大変!

これは企画段階で結構モヤモヤしがちなポイントですね。

まずは座長の候補日を抑える。

続いて演者の候補日を抑える。

あるいは演者の予定ありきで講演予定を組む。

まあ、色々なパターンがあるのですが…

何だかんだ言って、座長・演者の予定が上手くかみ合わず、ズルズルと時間だけが過ぎていくことも多いです。

開催予定日について座長候補のA先生はOKだけど、演者候補のB先生はNGだった。

そこで、別の演者候補のC先生やD先生に打診してみる流れになる。

同時に、座長のA先生からは早く演者を決めろよなどとプレッシャーを掛けられる。

担当MRとしては当然焦る。

…が、講演を引き受けてくれる演者が中々決まらない。

そもそも、C先生やD先生からアポイントの返事が来ねぇぇ!!

…なんてことを、ここ1年くらいで何度も経験しました。(汗)

医師・薬剤師からアポイントの返事が来ないときの不安感は半端じゃないぜ!

メールでの返事を催促するフレーズ3選!実際に返事をもらった例文も紹介します!

コロナ禍以降は各社のメール攻勢によって、たとえ講演会の案件であっても、先生方からのレスポンスは格段に悪くなりました。

それに加えて、医者だって暇じゃありませんし、いつまでも講演会の開催予定のために日程をブロックしてくれる人ばかりじゃありません。

こういったことは役割者が多い講演会ほど調整が大変なので、現場のMRとしては気疲れしてしまいます。

MRの中には講演会の日程調整なんて簡単だよと言う人もいますが…

少なくとも、私がそのレベルに到達するには長い時間がかかりそうです。(汗)

2.会場の費用計算が大変!

ウチの会社では、主幹のMRが全ての会場について要する金額をチェック&予算申請するという謎のルールがあります。

これは1人のMRが各々の座長・演者の分だけ、ホテルなどに支払う金額(部屋代やネット回線の使用料など)を取りまとめる…ということです。

少し前、私は各役割者のために東京都・A県・B県・C県の会場を押さえ、さらに4会場分の費用を計算するという意味不明な仕事をしました。

当然、土地勘もないエリアでのホテルについて金額を色々と計算するわけですから、現地の担当MRからあがってきた見積書などを参考にして作業を進めるのですが…

これも地味にストレスの掛かる仕事です。

例えばですが、座長2人、演者2人を立てる講演会で、しかも会場を4つも使うときなどは大変です。

何と言っても、このコロナ禍のご時世です。

座長①のA先生はA県のホテルから、

座長②のB先生はB県の公共施設から、

演者①のC先生はC県の貸会議室から、

演者②のD先生はD県の病院から、

それぞれzoomを使って参加してもらう…

…なんて内容のWEB講演会も少なくありません。

そういったときほど、主幹MRの仕事量は増大します。

もし何らかの事情で使用するホテルが変わったりしたら、全て計算をやり直す羽目になります。

遠方の役割者同士を繋げるリモートの仕組みは確かに便利ですが、その陰では謎の事務作業によって苦しんでいるMRもいるのです。(汗)

3.WEB講演会当日の運営が大変!

これこそ、WEB講演会における最大のリスクだと思っています。

極端な話、会場数が多いほど、トラブルが起きるリスクも大きくなります。

例えばですが、A会場、B会場、C会場は映像・音声共に良好なのに、

D会場では電波が悪くて映像・音声が乱れる。

…などという修羅場を経験したこともあります。

主幹MRといえど、全ての会場の状況をリアルタイムで把握できるわけじゃありません。

もしどこかの会場でトラブルが起きたとしても、トラブルの原因や背景までは分かりかねます。

なぜ音声が聞こえないのか?

なぜ映像が動かないのか?

これは復旧可能なトラブルなのか?

復旧可能なら、いつになったら直るのか?

こんなトラブルが起きようものなら、精神衛生的に大変良くないです。

もし演者のスライド共有などにについて不測の事態が起きてしまったら、

画面はそのままにして、少々お待ちください!

…みたいなアナウンスをする必要もありますし。

こういったイレギュラーのせいで、冷や汗が止まらない場面を既に何度か体験しています。(汗)

どれだけ入念な準備をして、どれだけ入念なリハーサルを行ったとしても、残念ながらこういったトラブルが起こる可能性はゼロじゃないです。

こういった経験を重ねたせいか、会場数が多いWEB講演会について、少なくとも自分主導で企画しようという気持ちが湧いてこなくなりました。(汗)

4.講演会後の後処理も大変!

WEBであろうと、講演会後に役割者や視聴者へのフォローを行うのはMRとして当然のことです。

別にそういう仕事は良いのです。

問題なのは、社内での事務処理です。

自分の担当医師の講演で有害事象があったら社内で報告をしたりとか、

実際にホテルでかかった費用について計算したりとか、

予想以上にタクシー券を使うことになった場合の報告書とか、

それらの経費精算だとか、

講演内容の報告書(議事録とか)を出したりとか、

芳名帳の取りまとめをしたりとか、

謝金の振込手続きだとか

何かにつけて主幹MRが行うべき仕事があるのです。

(※この辺りの事務仕事は、会社によっては本社が一括してやっている場合もあるけど。)

これらの仕事1つ1つは簡単なんです。

しかし、塵も積もれば山となります。

これらの事務仕事について、普段の仕事と並行して捌いていくのは結構大変です。

そうこうしている間に次の講演会の仕事に取り掛かることになったりすると、抜け漏れが出てきたりもしますし…

私は事務仕事が得意なタイプではないので、こういったWEB講演会後の後処理的な仕事では常に苦しんでいます。(汗)

手軽さ故の功罪


WEB講演会って、確かに有用だとは思うんですよ。

演者対策・座長対策として考えたときに、取りあえずホテルを予約して、そこで1時間くらい何かしてもらえたら、謝金だって出せるワケですし。

他には、講演会にかこつけて医者との接点も増えるというメリットもありますし。

視聴者の人数だって、その気になれば演者・座長に対して、いくらでも誤魔化しが利くわけですし。

営業という観点で考えたら、WEB講演会は大量のメリットがある手段です。

そりゃあ、各社こぞってWEB講演会をやりまくるに決まっています。

実際、本社企画かエリア企画かを問わず、WEB講演会を仕掛け続けたことで売上がアップしてきた施設も多いです。

そういった意味では、私はWEB講演会という手段に助けられているのも事実です。

しかし…

その反面、MRとして行う仕事も格段に増えました。

どう考えても、コロナ前よりも現在の方が忙しいです。

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社内的な事務仕事によって、夜遅くまで作業することを強いられたりして、ストレスに苛まれるようになったのも事実です。

しかも、必死こいて社内申請したモノが差し戻しとかされると、

マジで発狂しそうになります。

WEB講演会の手軽さは認めますが、その反動による仕事量の過剰状態には正直ゲンナリしています。

繰り返しになりますが、安易に遠方の先生方同士をオンラインで繋ぐのも考えものです。

こういったWEB講演会をやればやった分だけ、現場のMRは仕事量が増えて苦しむことになるのですから…。

まとめ:WEB講演会は大変だけど…頑張るしかないわな(汗)


何だかオチのない記事になってしまってスイマセン。(汗)

ただ、この1年で1つだけハッキリしたことがあります。

それは、WEB講演会は決して楽な仕事ではないということです。

確かに、リアルの講演会と違って集客などのハードルは大して気にしなくても良くなりました。

コスト面で考えても、従来の講演会と比べれば断然安いです。

コロナの影響を考えて演者への随行もありませんし、取りあえず近場のホテルに来てくれさえすれば、講演会としての体裁は整います。

今のご時世、こんな良い手段を使わないなんてあり得ません。

…というワケで、コロナ禍ではいかにWEBを有効活用するかが肝要です。

それは理解しています。

MRとして当然の責務だと思っています。

とはいえ、理屈はともかく、感情が付いてこないのです。(汗)

大変なものは大変ですし、その気持を誤魔化すことなんて出来ません。

リモートは便利ですが、リモート故の限界は間違いなくあります。

少なくとも、リモートは万能ではないし、そこに付随する苦しみは数多く存在する。

最近は、そんなリモートによる現実の壁に打ちのめされていました。(汗)

でも、これも仕事と割り切って、明日からも頑張っていこうと思います。

でも、最後にMRとしての本音を一言だけ。


悪い…やっぱ辛ぇわ。


最後まで読んで頂き、ありがとうございました。






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