医師相手にメール“だけ”で講演を依頼するのは意外と難しい!!

MRと講演会

こんにちは、アラサーMRのヒサシです。

MRが行う代表的な仕事の1つである講演会。

私個人としては、MRが持ち合わせている各種能力が問われる仕事だと思っています。

自社医薬品や疾患に関する知識は当然として、座長&演者との円滑なコミュニケーションも求められますからね。

特に演者に関しては、MR側から○○について講演してくださいと毅然とした態度で伝えねばなりません。

上記の○○に該当するものに関して、自社医薬品の使用経験なのか、臨床試験についての解説なのか、それはさて置き…

MRによる演者への折衝は、講演会の際に必ず行う仕事です。

この仕事の出来次第で、講演会の内容は大きく左右されます。

ヒサシ
ヒサシ

言い換えれば、演者への折衝をしくじると“残念な講演会”と化します!(汗)

そんなこんなで、より良い講演会を目指してMRが行う演者とのやり取り。

もしそのコミュニケーションをメールで行うとなると、講演会に関する演者との打ち合わせそのものが一気に難しくなります。

2020年のコロナ禍以降、WEB講演会の乱立によって私はこういった場面を経験することが増えました。

施設の訪問ルールによって、直接の面会は不可能。

オンライン面談で講演内容を相談しようにも、全く応じてくれない。

それどころか『講演の打ち合わせは全てメールでお願いします』などと言い渡される始末。

…というワケで、演者の意向に沿ってメール“だけ”で講演会の打ち合わせを行ってみたものの、これがまた難しい。

MR側の要望について、演者にどの程度伝わっているのかイマイチ判然としない。

そもそも、メールの返信が中々来ないことも多い。

返事を催促しようにも、忙しい演者(医師)を相手に催促メールを連発するのも気が引ける。

ヒサシ
ヒサシ

平気な人は問題ないのでしょうけど、私個人としては医師相手に何かを催促するのは凄く苦手です…(汗)

…とまあ、メール“だけ”でのコミュニケーションだと、ぶっちゃけ上手くいかない事ばかりです。(汗)

優秀なMRであれば、どんな医師が相手でもメール“だけ”で講演会に関する相談を行い、クオリティの高い講演会を開催することが出来るのでしょう。

しかし、残念ながら私自身は至って平凡なMRです。

そんな平凡なMRの視点から、メール“だけ”で講演会の話を詰める仕事に関して、体験談を綴ってみました。

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日程の調整が大変!

例えばですが、座長をA先生、演者をB先生とする講演会を企画したとしましょう。

こういった場合、基本的には座長であるA先生から候補日を複数挙げてもらい、その後でB先生に伺いを立てることが多いと思います。

しかし、このB先生がMRとの面談はしない主義だとしたら?

なおかつ、用件は全てメールでのやり取りを希望する医師だとしたら?

オマケに、B先生はメールへの返信がマメではないタイプだとしたら?

講演会を企画した主幹MRとしては、開催日が中々決まらないという状況を強いられますよね。

ヒサシ
ヒサシ

まあ、そんな医師に演者を打診すること自体が間違っているような気もしますが…

そもそも、メール不精なB先生に文章のみで講演会の趣旨を説明するのも結構大変ですし。

大体にして、メールを読んでいるのかどうか、講演する気があるのかどうかすら、判然としない事だってありますし。

もうこの時点で、講演会の企画としては出足が悪過ぎなんですよね。(汗)

A先生から候補日を預かっている手前、MRとしては早くA先生にB先生は○月○日なら都合が良いそうなので、開催はこの日程でお願いしたいです!という話をしたい。

しかし、いくら待てどもB先生からは音沙汰なし。

そうやって1週間、2週間、3週間と時間が過ぎていく。

そのうちしびれを切らしたA先生からまだ開催日は決まらないの?などと急かされる。

ついでに言うと、上司(会社)からも急かされる。

こうなるとね、主幹MRとしては精神衛生的に良くないんですよね。(汗)

B先生に幾度となく講演依頼のメールを送り、3回目~4回目くらいのメールでようやく講演可否の返事をもらう。

もし講演OKだった場合、日時や場所のといった要件を詰めるにしても、これまた返事が返ってこない。

その間に、ただただ時間だけが過ぎていく。

そして、時間と比例するかのようにMRの精神的ストレスも増していく。

MR目線で考えると、あまり良いとは言えない精神状態ですよね。

もうこの時点で、B先生みたいなタイプの医師を演者として起用すること自体、采配のミスとしか思えません。

でも上司(会社)の意向で何としてでもB先生を演者として立てろ!みたいな指示が降りてくる場合もあるんですよね。

ヒサシ
ヒサシ

いわゆる“演者対策”の講演会だと、この傾向がより顕著だったりします!

何から何までメールで話を詰めなきゃいけない講演会だと、地味ながらストレスやプレッシャーが圧し掛かってくる。

一介のMRとして、こういった類の仕事はやりにくくて仕方がありません。(汗)

一応、解決策としては相手にとって返信しやすいメールを送ることですが…

あまりにも演者がメール不精なタイプである場合、焼け石に水くらいの効果しか無いのかもしれません。(汗)

メールでの返事を催促するフレーズ3選!実際に返事をもらった例文も紹介します!

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メールだと講演内容を相談するのも大変!

先ほど例として挙げたB先生のようなタイプは、具体的な講演内容に関する打ち合わせもメールで行う必要があります。

…で、これがまた地味に神経を遣う仕事なんですよね。(汗)

現役MRの人であれば知っての通り、演者との事前打ち合わせってメチャクチャ大切じゃないですか。

講演の際、自社製品の使用経験をどう話してもらうか?

具体的には、どんなエビデンスについて話してもらうか?

座長から演者への要望はあるのか?

逆に、演者から座長への要望はあるのか?

講演用スライドの提出期限は?

…みたいな感じで、ここでの交渉次第で“講演会の出来”が決まると言っても過言ではありません。

しかし!!!

こういった大切な話を全てメール“だけ”で済ませると、やっぱり齟齬そごが出てくるんですよね。

MR側の意図について、演者に正しく伝わっていなかったりとか。

あるいは、演者がメールの内容について曲解してしまったりとか。

でも、メール“だけ”での講演依頼だと、こんな展開になるのは無理もない話なのかもしれません。

どう考えたって、メール(文章)だけでの講演依頼には限界があります。

会社として頼みたい事柄を逐一文章化していたら、それこそメールがとんでもない長さになりますし。

それこそ、演者からしたら読む気すら失せるくらいの長さになりかねません。

ヒサシ
ヒサシ

メール不精な先生なら尚更である!(汗)

…で、いざ演者からのメールが返ってきても、イマイチ要領を得ない短文での文章だったりとか。

こんな不毛なやり取りをするくらいなら、対面形式かオンライン形式かを問わず、互いに何かの資料でも見ながらリアルタイムでコミュニケーションした方が絶対に話が早いです。

よって、演者選定を行う際には、円滑なコミュニケーションが出来る医師に打診するのが定石なのですが…

先ほどお伝えした通り、メールだけでのコミュニケーションを強いられる医師に関しては、MR目線で考えると何かとやりにくい要素が多過ぎます。

…と言っても、メールだろうが何だろうが、仕事は仕事です。

上司(会社)からメールで○○先生と講演内容についての話を詰めておけと言われたら、MRはその指示に従うしかありません。

…であれば、MRはメール“だけ”でどのように講演内容を演者と打ち合わせるかを考える必要があります。

なるべくシンプルな文章で、なおかつ要点を伝えるようにしないといけない。

もし返信をもらう必要があるなら、当然ながら返信を促すような文体にしないといけない。

ただし、MR(製薬会社)の都合ばかりを強引に押し付けるような印象を与えてもダメ。

メールを読む相手は無感情な機械ではなく、感情を持っている生身の人間なのだから。

総じて、こういった局面では相手(演者)にとってストレスなく読めるメールが求められます。

そう考えてみると、これは意外とMRとしての知恵が問われる類の業務なのかもしれません。

ヒサシ
ヒサシ

自分は知恵なき身なので、いつも必死こいてメールの文章を考えてます…(汗)

担当MRは講演会当日まで油断禁物である!

メール“だけ”で日程の相談を済ませた。

メール“だけ”で講演の内容について話を詰めた。

MRが出来ることに関して、全てをメール“だけ”で行った。

あとは講演会の当日を迎えるのみ。

…という段階まで来ても、決して油断できないのが講演会というイベントです。

やっぱり、講演会の当日って何らかのトラブルが付き物じゃないですか。

例えば、演者の先生が事前に相談していた内容とはかけ離れた講演をしてしまったりとか。

MRからの要望なんてガン無視かってレベルで、自社医薬品の話が出てこなかったりとか。

こういったトラブルって、メール“だけ”で打ち合わせをした時ほど頻発するような気がします。

少なくとも、私の経験上はそうです。

要するに、メール“だけ”ではMR側の意図が上手く伝わっていなかった。

だからこそ、MRが当初イメージしていた講演会とは大きく乖離した内容になってしまった。

あくまで結果論ですが、メールではなく直接のコミュニケーションを行っていれば、おそらく未然に防げたであろう展開。

そんな場面に、私は今まで何度か遭遇しましたので。(汗)

ヒサシ
ヒサシ

講演会の最中、イヤな汗をかくこと待ったなしです!!

…と言っても、講演内容がイマイチな仕上がりになるくらいなら、ぶっちゃけまだ可愛いものです。

酷い場合だと、演者の先生が開催時刻を勘違いしている事もあります。

それこそ、講演開始時刻ギリギリで演者が会場入りしてきた事なんかもありましたし。

当然ながら、事前のスライド試写などは一切ナシ。

スライド内のアニメーションが問題なく動くかどうかを含めて、全てがぶっつけ本番。

そして案の定と言うべきか、なぜか講演途中でスライドが固まってしまったりとか。

コレね、演者の担当MRとしては非常にハラハラするんですよね。(汗)

自分がその講演会の主幹MRも兼任しているのであれば尚更です。

これも元を辿れば、メール“だけ”でのコミュニケーションによる落とし穴だと言えます。

MR側としては、キッチリとメールにて講演会の要綱を伝えているんですよ。

しかし、演者の先生としては忙しさ故にメールを流し読みするワケです。

その結果、講演会の当日におけるトラブルの種となってしまう。

そして、MRにとっては予期せぬトラブルにより、肝を冷やすハメになる。

あくまで私個人の経験談ですが、メール“だけ”で演者と講演会のやり取りを行ってきた場合は、マジで油断禁物です。

ヒサシ
ヒサシ

伝える”と“伝わる”は全くの別物なのです!!(汗)

まとめ:演者&座長の性格次第ではメール“だけ”での依頼は困難である

講演会を企画する段階で、MRは誰を演者&座長にするかについて考えますよね。

このような場面で、メール“だけ”でしかコミュニケーション出来ないような医師は避けるべきです。

上司(会社)から余程強い指示が降りてこない限り、私だったらメール“だけ”で講演相談しなきゃダメな医師は徹底して避けます。

なぜかと言うと、自分自身が後々大変な目に遭う可能性が高いからです。

ヒサシ
ヒサシ

精神衛生的に良いことが無いからなぁ…(汗)

2020年のコロナ禍以降、対面形式の講演会に代わって、WEBでの講演会が大幅に増えました。

年がら年中、どこかの製薬会社が何らかのWEB講演会を行っているような状況です。

 

医局の秘書さえも苛立つほどWEB講演会が乱立している!?

【医者の苦言】製薬会社によるコロナ禍でのWEB講演会について本音を教えてもらった話

 

その影響により、普段なら演者・座長として担がないような医師に対しても、講演会の打診を行ってきたMRは多いと思います。

施設対策演者対策と言えば聞こえは良いですが、その実態はコロナ禍で面会困難な状況の中で、医師との接点を確保するのが目的なんですよね。

それ自体は仕方がないというか、現状ではMRとして打てる手の1つであることは認めます。

…が、いくら何でもメール“だけ”でしかコミュニケーション出来ない医師を講演会の場に引っ張り出すのは、果たしてどうなんですかね?

この記事で綴った通り、私はメール“だけ”で演者に講演依頼したことにより、幾度となくヒヤヒヤする経験をしました。(汗)

そんな目に遭ったのは、MRとしての力量が足りていない私自身に原因があるのでしょう。

しかしながら、その点を差し引いても、やはりメール“だけ”で講演会関係のコミュニケーションを行うのは難易度が高いように思えます。

メールとは、詰まるところ“文章”です。

そのメール“だけ”でのコミュニケーションに関して、難易度が高いと感じる。

それは即ち、私には文章力が足りていないという事なのかもしれません。

語彙力が乏しいのか。

表現の方法が良くないのか。

文章の長さに問題があるのか。

本文中での改行位置や、余白の大きさがイマイチなのか。

こんな具合に、自分の文章に足りてない要素を挙げたらキリが無い気がします。

ヒサシ
ヒサシ

何と言うか、自分自身の弱点を突き付けられたような気持ちです(汗)

…とはいえ、ここで腐っていても仕方ありません。

MRとして文章力が足りていないなら、もっと良い文章を書けるように足掻あがくしかないのでしょうね。

何と言っても、仕事は待ってはくれませんからね。

今後もMRとして、メール“だけ”で講演会を打診する場面は何度もあるでしょうし。(汗)

取りあえず、このブログ運営も含めて文章力の何たるかについて、改めて見つめ直してみようと思います。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました!

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