隣県の講演会にてトラブル頻発!これはMRの準備不足が原因なのか?

こんにちは、アラサーMRのヒサシです。

先日、隣県での講演会に応援要員として行ってきました。

弊社はMR数が少ないので、隣県くらいなら他県からMRがサポートに行く文化があります。

ちなみに、今回の講演会にて私は司会(会場アナウンス)を主に行いました。

さて、講演会経験がある方はご存知のことかと思いますが、講演会には人手が要ります。

受付、照明係、マイク係、配車係、司会、

その他諸々、人手は多い方が心強いものです。

しかし、先日の講演会ではトラブルが多く、何かと考えさせられる会でした。

自分への戒めも込めて、失敗談として記事にしようと思います。




トラブルの大半は準備不足&不可抗力が原因だった


講演会は何かとトラブルが付き物です。

どう足掻いても回避しようがないトラブルだってあります。

しかし、不測の事態に備えて準備しておくことも重要です。

実際、私の上司から、私を含む参加MR全員に対して、

『今回の講演会は明らかに準備不足だ。』

『臨機応変さが足りない。』

…と、閉会後の反省会にて指摘されました。

さて、実際に講演会にて起こったトラブルは以下の通りです。

・司会役の医者がドタキャンした

・製品資材の着荷が遅かった

・演者の講演時に動画が上手く再生されなかった

・演台のマイクスタンドの高さが不適切だった

・椅子を3人掛けになるように並べてしまった

不可抗力だから仕方ないと思う反面、

不可抗力によって講演会が失敗しても良いということにはなりません。

発起人MRを中心に、事前に社内・社外で十分な根回しが出来ていなかったから起きたトラブルなのかな?と思っています。

では、トラブルの内訳について1つ1つ見ていきます。

トラブル①:司会役の医者がドタキャンした

これは私自身(司会)に多大な影響を及ぼすトラブルでした。

元々、この講演会では座長とは別に司会役を引き受けていた医者がいたのです。

よって、私は講演会の開会と閉会のタイミングでのみ、アナウンスを入れる手筈であり、

それ以外の部分は全て、司会役の医者(学術担当)に任せる予定でした。

しかし、講演会の開始60分前くらいに、司会役を頼んでいた医者が来れなくなったとの連絡がありました。

どうやら、緊急の患者対応が入ってしまったとのこと。

この報せには正直焦りました。

やむを得ないということで、私はすぐに上司と相談し、アナウンス原稿を大幅に修正しました。

ですので、製品紹介や、一般講演や特別講演での座長の紹介など、全てにおいて私がマイクを持ってアナウンスを入れました。

ちなみに、アナウンス自体は難しい仕事ではありません。

しかし、アナウンス原稿の修正には結構気を遣いました。

当たり前の話ですが、座長や演者の役職や氏名などを間違えたら目も当てられません。

担当MRに何度も確認して、一字一句、間違いがないように原稿を直しました。

結果的には問題なくアナウンスを行えましたが、私自身は内心ヒヤヒヤしていました。

このようなイレギュラーは私にとっても初めてであり、まさかの展開でした。

トラブル②:製品資材の着荷が遅かった

これは配送業者のミスです。

本来なら17:30頃に着荷の予定でした。

ですが結局、講演会の会場に製品資材が届いたのは18:20頃でした。

18:50から製品紹介、19:00から一般講演スタートでしたので、

結果的には大丈夫だったものの、現場では、

資材はまだ来ねーのか?

…みたいな感じで凄くピリピリしていました。

ハッキリ言って、これは完全に不測の事態でした。

敢えて改善策を挙げるなら、製品資材は配送業者を通さずにMRが持参するべきでした。

しかし、今回の講演会では会社のオフィスから遠く離れた地域での開催だったので、

MRが資材を持参するより、時間指定での郵送の方が効率的だと判断されたのです。

こういった話を他社のMRに話すと驚かれることが多いのですが、弊社はMRが少ない関係上、こういった措置も認められているのです。

…とは言っても、配送遅延は予想外でしたが。

不可抗力って怖いですね。

トラブル③:演台のマイクスタンドの高さが不適切だった

これも予想外のトラブルでした。

演者(男性)がかなり小柄だったことと、演台のマイクがかなり高い位置に固定されていたことが原因です。

演者の身長は150cmそこそこであり、演台のマイクが上手く演者の声を拾ってくれなかったのです。

演者側も不便に思ったのか、演者自らマイクスタンドの高さを調整しようとしたところ、

マイクがスタンドから外れて、床に激突しました。

その後、マイクをスタンドに戻したり、スタンド自体の高さを調整するのに2~3分ほど掛かってしまい、会の進行が滞ってしまったのです。

改善策を挙げるとしたら、演者が演台前でPC接続を行う際、MRがさりげなくマイクスタンドを調整してあげることくらいでしょうか。

でも、こういったトラブルは私自身も初めて目にしました。

実際、演台近くで控えていたMRも講演直前にマイクスタンドを調整してあげるという発想は無かったようです。

こういった場面でも臨機応変に気配りできるMRこそ、一流MRなのかも知れません。

とても細かいことではありますが、この出来事を胸に刻みたいと思います。

トラブル④:講演時に動画が上手く再生されなかった

これは講演会中、演者が手術に関する動画を流そうとしたときに起きたトラブルです。

今回の講演会において、これが最大のトラブルでした。

まず、音声が出ない。

ついでに、映像の動きもカクカクしている。

演者も焦りましたが、私たちMRもメチャクチャ焦りました。

その後、何人かのMRや会場スタッフが演台前でPCや音響設備を調整して、上手く動画が流れるようになりましたが、本来はあってはならないことです。

後から聞いた話ですが、講演会場にて試写をした際、

動画の再生までは行わなかったそうで、そのことが裏目に出た結果となりました。

この話を聞いて、パワーポイントのスライドだけでなく、

動画(音声)のチェックまでしないとダメだということを改めて痛感しました。

まあ、演者の到着も遅かったことと、会場内には既に来場者が複数いたので、

十分な試写が出来る状況ではなかったというのは理解できるのですが…。

うーん、難しい問題ですね。

トラブル⑤:椅子を3人掛けになるように並べてしまった

これはトラブルと言うほどのトラブルではありません。

しかし、私の上司が反省点として挙げていたので、私自身もこの機会に椅子の並べ方について考えてみました。

実は今回の講演会は中々の盛況でして、50人ほどの集客目標に対して、60人くらいの来場者がいました。

それを見越して、テーブルは2人掛けではなく3人掛けで椅子を並べていたのですが、

結構なギュウギュウ詰め状態でした。

会場の収容人数の都合により、3人掛けにせざるを得ないという事情もありましたが、

来場者の中には3人掛けの真ん中席に座ることに対して不服そうにしている人もいました。

私の上司も反省会の場で、

『次の講演会では必ずテーブルと椅子は2人掛けにしよう。』

『3人掛けだと来場者にとっては不便すぎる。』

…と言っていました。

後ほど先輩MRに聞いた話ですが、医薬品の講演会では2人掛けが基本だそうです。

…と言うより、私自身がMRになってから、2人掛けの講演会にしか出たことがないので、それが当たり前だと思っていました。

一方で、異業種出身でキャリアが比較的浅い同僚MRは、

『こういう講演会で3人掛けだとダメなの?』

『自分がいた業界だと3人掛けが多かったけど?』

…と言っていました。

業界によって、講演会の“当たり前”が違うようです。

これはこれで興味深い体験でした。

まとめ:講演会でのトラブルの芽は早めに摘んでしまおう!


講演会に出る度に思うのですが、講演会では多かれ少なかれ、何らかのトラブルが起こります。

実際、私自身が発起人として企画した講演会でもトラブルだらけでした。

MRとして初めて企画した講演会の結果を報告します!

トラブルが起きてから対処するのも大切ですが、トラブルが起こらないようにするのが最も理想的です。

特に、今回の講演会では準備不足というか、気配り不足な部分が多くありました。

こういったトラブルは、発起人MR、応援MR、共に入念な準備(打ち合わせ)を行うことで未然に防げるものも多いです。

来週以降も他県での講演会が控えているので、気を引き締めていきたいと思います。

最後まで読んで頂き、ありがとうございました!





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