こんにちは、アラサーMRのヒサシです。
私たちMRの顧客は医療従事者ですが、メールを送っても返事が来ないことってザラにありますよね。
特に医師に関しては、むしろメールの返事が来ないことの方が多い気がします。
MR側からメールを出せば、ほぼ100%の確率で返信してくれる。
そのような親切な医師も、中にはいるでしょう。
この辺りは、MRと相手との関係性によって返信率が変わってくるかと思います！
しかしながら、です。
何だかんだ言って、メールの返事が来ないことによって苦しんでいるMRも多いのではないでしょうか？
何を隠そう、私もそんな“苦しんでいるMR”の1人です。
つい最近、講演会の演者候補の先生に【メールで講演依頼をする】という仕事を行ったのですが、中々返事が来なくてモヤモヤする日々を過ごしていました。（汗）
2020年のコロナ禍以降は、以前にも増してメールの返信率が悪くなっている気がしてなりません。
その理由は単純でして、医療従事者（特に医者）の受信BOXがメールで溢れかえっているからです。
結果、MRが丹精込めて送信したメールが既読スルーされたり、あるいは開封すらされずに削除されているのです。
挙句の果てに、既読スルーの責任をMRに押し付けられてしまったり…。（汗）
医者へのWEB講演会の案内をメールで行ったらクレームをもらった話
Pr.JOYでのアポイント申請を既読スルーする医者・薬剤師たちについて思うこと
でも、私たちMRは営業職です。
たとえメールだろうと、何としても相手から返事をもらわなければならない場面があります。
…というワケで、メールにて返事を催促することについて、私がこれまで実践してきたことを紹介いたします。
もし興味がある方はご一読ください！
そもそも『催促する』という行為自体がストレスである
具体的な催促メールの内容に触れる前に、MRとして個人的に思っていることを吐き出そうかと思います。
先ほど、私は講演依頼をメールで行ったと書きました。
コロナ禍では最早ありふれた仕事かと思いますが…
私は未だに慣れていません！！（汗）
医師に対して予めアポイントを取り、そして、WEB面談にて演者候補の先生に講演打診する。
個人的には、そういったやり方が一番良いと思っています。
しかし、他の役割者たちとの日程調整の関係上、少しでも早く演者候補の先生から講演の可否について回答をもらわないといけない場面もあるワケでして。
…となると、まずはメールで演者候補に講演会の企画案を伝え、伺いを立てることになります。
（※ついでに言うと、上司やマーケから『まずは○○先生にメールして講演の可否をハッキリさせろ』とせっつかれる。）
でも、メールを送ってから数日が経っても返信ナシ。
ああ、これは既読スルーされているか、あるいは開封すらされていないパターンだな！
…などと予想が付きます。
これは講演の打診に限ったことではありませんが…
理由はどうであれ、相手からメールの返事が来ないと【メンタル的に凹む】ものです。（汗）
もしかしたら、こちらからのメールを読んだ後、返信するのを忘れているだけかも知れない。
あるいは、忙しくてメールの返信をする余裕が全然ないのかも知れない。
そうでなければ、相手に嫌われているから返事が来ないだけかも？
メールの返事が来ない理由について、それはもう色々なパターンが考えられますよね。
でも、MRとしては何としてでも返事が欲しい。
そういった場合に『メールで返事を催促する』という仕事が発生するワケですが、これが中々のストレスです。
催促メールを送るくらい、屁でもないぜ！
…というタフなメンタルをしているMRもいらっしゃるかと思います。
でも、少なくとも私にとっては『催促する』という行為自体がストレスです。
催促メールを送って、もしも相手の気分を害したらどうしよう？
あるいは、売上が飛ぶようなことになったらどうしよう？
こんな風にマイナス思考が止まらないワケです。
我ながら細い神経をしてるなぁと思いますが…
こればかりは生まれつきの性分なのでどうにもなりません！
しかしながら、仕事は仕事としてやり遂げないといけない。
…であれば、どんな文面のメールで返事を催促すれば良いのか？
正味な話、明確な正解はないと思います。
ですが、私なりにメールにて返事を催促し、上手く返事をもらえたパターンがいくつかあります。
なので、ここからは催促に成功したときのフレーズについて紹介していこうと思います。
言い方ひとつで相手に与える印象は変わる
私の場合、メールでの返事催促は本を読んで知った方法をそのまま実践しています。
もちろん、相手や状況に応じて多少のアレンジはしています。
ですが、ほとんど場合、本の内容を丸パクりしているような感じです。
私はこれまでにメール関係の本、言葉遣い関係の本を色々と読んできました。
その中で、メールでの返事催促については最も参考になったのは『ビジネスメール 即効 お役立ち表現』という本です。
この本にはタイトル通り、実際のメールで使える催促のフレーズが複数記載されています。
その一方で、
こういった表現だと相手の反感を買うぞ！
…といったダメな表現も載っています。
例えば『ご返信をお忘れではないでしょうか？』とか。
相手が返事を出すことを失念していると思われる場面であっても、このようなストレート過ぎる書き方をするのはNGです。
まず間違いなく、相手側は“カチン”とくるでしょうからね。
とはいえ、MRならこんな言い回しをする人はいないと思いますが…
この本を読めば読むほど、物は言いようだなぁと思わされます。
今でもメールでの返事催促に困ったときは、この本を開いて『今回はこのフレーズを使ってみるか！』みたいな感じで参考にしています。
では、その中でも特に、私にとって使用頻度が高いフレーズを3つ紹介します。
1.届いておりますでしょうか？
これはもう鉄板と言うか、最も応用が利く表現だと思っています。
実際、私も幾度となくこのフレーズを使い、そして返事をもらうことに成功しています。
実際のところ、こちらから送ったメールが何らかの理由によって、相手側のメールサーバーに弾かれたりした可能性もあります。
あるいは、相手も知らないうちに迷惑メールとして分類されてしまっているかも知れません。
…と言うか、一度だけですが筆者から送ったメールがなぜか相手側の受信BOXに入っておらず、医師と一悶着起こしたという経験があります。
IT関係の部署に尋ねたら、メールサーバーの相性などによっては稀に起こる現象らしいです！
こういった色々な可能性を考えると、『本当にメールは届いているのか？』という趣旨の確認を行うことは、決して失礼ではないのです。
では、一体どのようにして相手側にメールの受信確認を行えば良いのか？
具体的には、こんな感じのメールを送ればOKです。
ちなみにですが、送信済みのメールを『転送』にして上記のようなメールを送れば、最初に送信したメールの日時・内容なども併せて確認してもらうことが出来ます。
これは社外の相手だけでなく、社内でも使える表現なのです。
そのため、覚えておいて損は無いですよ！
2.ご検討の状況はいかがでしょうか？
これは物事の進行状況を尋ねる形で、柔らかく催促する書き方です。
（※どちらかと言うと、社外よりも社内の相手に対して使うことの方が多い気がする。）
メールでの返事が来ない時だけでなく、対面での依頼をして、後日その依頼について確認を行うときにも使える表現です。
例えばですが、私は過去にこんなメールを送ったことがあります。
こういったメールを送っておけば、相手から何らかの反応が返ってくるものです。
ちなみに筆者の場合は『まだ検討中です』と返信が来たこともあれば、『返事を出すのを忘れていました すいません』といった返事が来たこともあります。
ただ、気難しい医師にはちょっとリスキーな催促方法かも知れません。
そのため、このフレーズは相手を選んで使うようにしています。
3.メールが届かなかった可能性を考えまして…
これは①で紹介した『届いておりますでしょうか？』の応用版といった感じです。
実際、稀にですがメールが届かないことがあるのは事実ですからね。
ところで、この記事の冒頭で演者候補の先生から返事が来なくてモヤモヤしたと書きました。
ですが、このフレーズを催促メールに盛り込むことで、何とか講演OKの返事をもらいました！
実は、1回目の催促メールでは返事が来なかったのですが…
この2回目の催促メールでようやく返事が来たので、心底ホッとしました！
そのときのメールについて、返事を催促した部分をほとんど原文のまま紹介いたします。
○○セミナーでの講演可否についてご回答を頂戴したく、○○月○○日にご確認のメールを差し上げておりました。
しかし、××月××日の時点において、まだご返信いただいてないようでございます。
何らかの理由により、私からのメールが○○先生に届かなかった可能性を考えまして、ご確認のメールを再送させていただきました。
いかがでしょうか？
このような文面にすることで、相手を責めるニュアンスを抑えつつ、あくまで”相手以外の何か”に落ち度があるかのような印象を与えるのです。
個人的には、これも中々使える表現だと思っています。
最後に：メールでの催促は大変だけど、頑張りましょう！！
今回はメールでの返事催促について記事を書いてみましたが、いかがでしたでしょうか？
今さらながらですが、こういったメールでのテクニック類って、明確な正解が無いんですよね。
相手に不快感を与えないようにしつつ、なおかつ本文中では催促している印象を抑える。
それでいて、確実に返事をもらうように仕向ける。
うーん、難しいですよね。（汗）
私もメールの使い方については日々研究しているのですが、ハッキリ言ってまだまだ勉強するべきことは多いと思っています。（汗）
自分が知らないだけで、もっと伝わりやすい表現方法がきっとあるはずだ！
…という考え方のもと、日頃から試行錯誤しているという感じですね。
ただ、どれだけメールテクニックの引き出しが増えようと、催促という行為自体は変わらずストレスです。
メールの送信ボタンを押すとき、そのメール内容が重大であればあるほど、指が震えます。
この葛藤やストレスに慣れる日は果たして来るのかどうか、自分としては非常に疑わしいところです。（汗）
個人的には、涼しい顔して催促メールを連発できる人のメンタルが羨ましくて仕方ありません。
私のような小心者でも、もっとメールについてのノウハウを増やせば、自信を持って催促メールを送れるようになるんですかね…。
1日でも早く『メールでの返事催促が俺の得意技だ！』と言えるレベルにまで達したいものです。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました！
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