社内会議での議事録って必要ですか?ぶっちゃけ不要じゃないですか?

MRの内勤

こんにちは、アラサーMRのヒサシです。

MRであれば、何らかのチーム(営業所・支店など)の会議に参加しますよね。

会社あるいは上司の方針によって、会議の多寡は異なるかと思いますが…

MRであれば多かれ少なかれ、避けては通れないのが会議です。

コロナ禍以降はオンライン会議が一気に増え、MR界隈では不評の嵐だったように思います。

実際、私もブログ内でオンライン会議の弊害については色々なことを書いてきました。

 

MRを苦しめるビデオ会議の弊害!使い方を誤ると無駄が増えるぞ!

MRとして勉強する時間すら無い!内勤が多過ぎる弊害について忖度ナシで語る!

コロナ禍で体感した製薬会社における『テレハラ』の事例を語る!

 

さて、そんなMRにとっての社内会議ですが、皆さんは会議時に議事録を作成していますか?

いや、正確には上司からの指示で『議事録を作成する役割』を与えられているMRがいますか?

私の経験上、参加者(MR)に議事録作成をMRに強いる上司は半々といったところです。

よって、議事録に対しては上司(管理職)によっても考え方が異なるということが窺えます。

この議事録、果たして会議の際に必要なものでしょうか?

我々MRに対して、議事録がプラスに働くことはあるでしょうか?

議事録の意義・活用方法などについては色々な意見があるかと思いますが、私個人としては議事録の有用性についてイマイチわかりません。

私自身、社内での会議時に議事録を作る度に思うことなのですが…

ヒサシ
ヒサシ

ぶっちゃけ、議事録なんて要らなくね?

…などと思うこと多数です。

まあ、“記録を残す”という意味では有意義なことなのかも知れませんが…

社内の会議、それもMRと上司(所長)しかいないような会議で、いちいち記録を残すことに意義を見出せません。

会議から数日~数ヶ月が経った後、誰かが議事録を読み返すわけでもあるまいし。

そこで、本日は現役MRとして議事録について感じていることを書いていきます。

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ヒサシが“議事録は不要”と考える理由

これまでの経験上、MRとして議事録の有用性というものを実感したことがありません。

それはもしかしたら、私が議事録の有用性を見抜けていないか、あるいは有効活用する術について馴染みがないだけかも知れません。

あるいは、私にとっての歴代上司が議事録を上手く使いこなせていなかっただけかも知れません。

…が、何れにせよ私自身は『会議に議事録なんて不要』と考えている派です。

では、そのように思う理由について今から述べていきます。

①議事録を作るのが面倒くさい

私が議事録なんて不要だと考える最大の理由がコレです。

会議時に議事録の作成係になってしまったら、その会議内容を最初から最後まで記録する義務が発生します。

これが堪らなく面倒くさいのです!!

いや、面倒くさいのみならず、考えようによっては議事録を作るという行為それ自体が、会議への積極的な参加の妨げにもなっている。

そのように思えてなりません。

ヒサシ
ヒサシ

議事録を作るのって地味に集中力が要りますし…

これまで私はMRとして何度か議事録係になったことがありますが、議事録の仕事について有意義だと思ったことは一度もありません。

どんなに会議内容が薄っぺらくても、退屈でも、何の意思決定が為されなくても、議事録係はそれらの内容を文章化して、記録として残さないといけない。

一字一句そのまま記録するわけではないにせよ、会話の中から要点だけを自分なりに抽出し、文章としてまとめる。

うん、面倒くさい!!

もうこの一言に尽きます。

そもそも、議事録の作る(=文字のアウトプット)ことを意識する影響なのか、議事録係の発言回数ってどうしても減りがちです。

議事録係は、常に会議の流れを読み、メンバー同士の会話について傾聴し、その内容を記録(=文章化)することに集中しなければいけない。

そのことが逆に、議事録係による会議(会話)への参加を妨げてしまっている。

そんな風に感じる場面が多々あるのです。

もちろん、優秀なMRならば会議(会話)の中でキレのある発言をしつつ、片手間で議事録を作るような芸当もできるのでしょう。

しかし、私は優秀なMRではないので、そうはいきません。

加えて、後述する”議事録が有効活用されない”という事実も相まって、どうしても『議事録係』=『損な役回り』のように思えてしまうのです。

②議事録の活用方法が謎すぎる

私の経験上、議事録を作っても、せいぜい会議の終盤で使われるのが関の山です。

議事録係の○○さん、本日の会議内容について振り返りをお願いします。

…みたいな感じで、会議の終盤に少しばかり出番があるだけです。

でも、この議事録を用いた振り返りって、果たして本当に必要でしょうか?

話し合うべきことを話し合い、決めるべきことを決め、その内容についてメンバー間で確認し合う。

確かにそれ自体は有意義ですし、むしろ会議においては大切なことでしょう。

しかしながら、この振り返りタイムにおいて議事録は必須ではないと思うのです。

極端な話、会議のまとめ役である上司が一言でまとめれば済むことではないでしょうか?



今日は○○について話し合い、△△という結論が出ました。
よって本日以降、私たちは××について注力するということに決定しました。
それでは皆さん、よろしくお願います!


こんな感じで上司が会議内容についてまとめた上で、散会とすれば良いのではないか?

議事録なんてものを使うことなく、口頭で伝えればそれで済む話ではないのか?

…なんてことを考えてしまう私は、MRとして捻くれ者なのでしょうか。

まあ、百歩譲って、会議終盤に議事録の出番があるということはギリギリ理解できます。

ですが、私がさらに問題視しているのは会議の後における議事録の運用です。

会議から数日~数ヶ月が経った後、そのときに作られた議事録が何らかの形で活用されているでしょうか?

どこかの誰かが、議事録を見直すことで何らかのプラスの影響を得たりするでしょうか?

これまた私の勝手な意見ですが…

多くの場合、議事録はどこかのフォルダにブチ込まれて、そのまま別のファイルの下に埋もれていくというパターンが殆どではないでしょうか。

そう考えると、議事録なんてものは会議が終わった時点でお役御免との見方もできます。

もしかしたら過去の議事録を上手く活用することで、現在の仕事に好影響を生むやり方もあるのかも知れませんが…

少なくとも、私がこれまでにMRとして在籍したチームにて、会議後に議事録を有効活用されていると思しき場面はありませんでした。

議事録係がそれなりの労力をかけて作った割に、会議後は忘れ去られていくだけの存在。

PCやクラウド内にて無用の長物と化し、いずれデータ整理されるときに消去される存在。

それが私にとっての議事録なのです。

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議事録作成は上司の自己満足か?

そもそも、MRに議事録を作成せよと指示しているのは誰でしょうか?

それは言うまでもなく上司です。

上司がMRに『議事録を作れ』と指示しているから、MRはその指示に従っているに過ぎません。

MRとて会社員ですから、上司からの指示には従う義務があります。

悪い言い方をするなら、MR側に拒否権など無いのです。

本当は議事録を作るなんて面倒くさいけど、上司からの指示だから渋々と従っている。

これがMR側の本音ではないでしょうか?

その証拠に『自分に議事録を作らせてください!』などと嬉々として立候補するようなMRを、私は一度も見たことがありません。

ついでに言うと、後から議事録を読み返して復習しているMRも見たことがありません。

MRであれば誰しも、議事録係をやるなんて本音じゃ面倒くさいと思っている。

これが現実ではないかと思うのです。

その一方で、上司の中には議事録作成に拘るタイプが一定数いる。

もしかしたら上司(管理職)にしか理解しえないような、議事録に関する深い事情や考えがあるのかも知れませんが…

残念ながら、MR側にとって議事録とは歓迎されるような代物ではない。

よって、MRに議事録作成をさせることは、ある意味では上司の自己満足ではないかと思う今日この頃です。

上司は議事録内容をMRの評価指標としている!?

これは私の元上司から又聞きした話なのですが…

MRの上司(管理職)は、議事録を読むことでMRの能力・性格・会議への参加意識などが垣間見えるそうです。

一字一句、会議の内容を全て記録している議事録を作るMR。

要点のみを文章化することを意識しているMR。

要点には触れず、重要性が低い情報ばかりを記録するMR。

文字数が極端に少なく、もはや議事録として成り立たないようなゴミを作り上げるMR。

元上司曰くですが、たかが議事録ひとつ取っても、MRの能力や性格が反映されるとのことです。

(※ちなみにヒサシは議事録に要点のみを書くタイプらしい)

さすがに議事録の出来だけでMRの評価を決めることはしないそうですが、MRごとの会議(業務)への関わり方を見極めるという上では、議事録はある程度の指標になり得るそうです。

こういった評価の指標云々については、上司(管理職)の中でも考え方が異なるのでしょうけど…

MRの知らないところで議事録がMRの評価材料にされているかと思うと、ちょっと怖いですね…。

まとめ:MRにとって議事録の仕事は面倒くさい!しかし油断は禁物だぞ!

繰り返しになりますが、私は議事録については不要と考えている派です。

そうは言っても、MRとして議事録から逃げられない場面があることも事実です。

いくら議事録作成が面倒くさいなどと喚いても、上司からの指示には従わざるを得ない。

しかも、上司によっては議事録の内容をMR評価のための指標としている節もある。

たかが議事録だと思って油断していると、何らかの形でしっぺ返しを喰らう可能性もある。

それならば、もし会議のときに議事録係を任されたとしたら、必要最小限の労力で済ませる。

それが私にとっての最善策です。

たぶん、この先の人生でもこの考え方は変わらない気がします。(汗)

まあ、私にとって最も理想的なのは、議事録作成を強制しない上司のもとで働くか、あるいは議事録作成という文化が一切ない会社で働くことですが…

会社員として働いている以上、議事録という存在と完全に縁を切ることは難しいのかも知れません。

結局のところ、議事録の作成については上司または会社によるとことが大きいです。

ある意味、議事録を作らされるかどうかは運次第。

いわゆる議事録ガチャとでも呼ぶべき現象。

もし議事録の作成を強いられるような環境にいる人は、運が悪かったと思って割り切ることも必要なのだと思います。

では、最後に私の本音を一言だけ。

ヒサシ
ヒサシ

次の会議で議事録係をやるのが面倒くせぇ…誰か代わってくれ…

最後まで読んで頂き、ありがとうございました!


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