こんにちは、アラサーMRのヒサシです。
私は社内にて、冗談交じりにですが、
『講演会童貞』などと呼ばれていた時期がありました。
何とも不名誉なあだ名です。
その名の通り、私は自ら講演会を企画＆運営した経験がないことがコンプレックスでした。
しかし！！
この度、そのコンプレックスを解消することが出来ました。
ちなみに、私のブログ内で下の記事が結構読まれています。
去年の12月、このブログを立ち上げた時期に書いた記事です。
実は、このときに企画した講演会を今年の2月に実施しました。
（2月は講演会関係で忙しくてブログもほとんど更新していませんでした…。）
そう言えば、この講演会の報告をまだしていなかったなぁと思いまして、この記事を書こうと思い立ちました。
さて、その2月の講演会ですが、上司や先輩MR曰く、
『80点の講演会だ。』
とのことでした。
大成功まではいきませんでしたが、少なくとも失敗ではありませんでした。
一応、来場した医師がいる病院2軒で弊社の薬剤の新規採用が決まりましたので、一定の効果はあったようです。
講演会の概要について
大雑把ですが、こんな感じの講演会でした。
・座長⇒ヒサシが担当している基幹病院Aの部長
・一般講演の演者⇒ヒサシが担当している基幹病院Bの主任部長
・特別講演の演者⇒隣県の基幹病院Cの院長
・来場者⇒37名
・会場⇒駅付近の複合施設の会議室
・薬のテーマ⇒オーファンドラッグではないが適応患者が少ない薬剤
・費用⇒トータルで90万くらい
これ以降は、座長をN先生、一般講演の演者をH先生、特別講演の演者をT先生と書かせてもらいます。
さて、講演会の発起人MRとしての狙いは２つありました。
１つ目は、当たり前ですが自社薬剤の販売促進。
２つ目は、座長の病院にて弊社の薬剤を採用してもらうこと。
特に２つ目、座長をお願いしたN先生が難関でして、
この病院でこの薬剤を採用してもらうなら、
N先生に採用申請を出してもらうしかない！
…というくらいのキーパーソンでした。
ちなみにN先生は女性であり、何というか、女性特有の気難しさがある先生です。
アポイントの返事も中々返ってこない。
面会してもイマイチ反応が薄い。
…というか、明らかにMRのことを煙たがっている。
こんな具合に、押しても引いてもダメな先生でした。
そこで、思い切って講演会の座長を依頼し、その過程で自社薬剤を採用してもらえるように誘導する作戦に切り替えました。
やはり講演会の役割を頼むと自然と面会する機会も増え、N先生も次第に私の話を聞いてくれるようになりました。
さらに偶然ではありますが、N先生とH先生が大学時代の同級生だったこともプラスに働きました。
今では講演会から3ヶ月ほど経ちましたが、N先生の病院でも弊社薬剤の新規採用が決まり、担当エリア全体での売上げも伸びてきました。
よって、講演会効果は間違いなくあったと思います。
ただし、反省点もありました。
・N先生がタクシーではなくマイカーで来場した
・H先生の会場到着が遅くて試写する時間がなかった
・順路が分かりにくく来場者が混乱していた
・情報交換会の乾杯発声者がギリギリまで決まらなかった
この辺りの反省点には不可抗力も含まれていますが、私自身の考えの浅さが招いた結果でもあります。
反省点①：N先生がタクシーではなくマイカーで来場した
講演会当日は週末の夕方に行いました。
しかし、この週末夕方というのが落とし穴でした。
後からN先生（座長）から聞いた話ですが、街中が混む時間帯でもあったため、タクシーが中々捕まらなかったらしいです。
元々、N先生は病院から会場にタクシーで来る予定であり、タクシー券も予め渡していました。
しかし、タクシーを呼んでもすぐに病院には来てくれない状況だったそうで、業を煮やしたN先生がマイカーで来場したというワケです。
…という話をN先生から聞いて、
マジかよ…。
と思いました。
時間を守って会場に来てくれたN先生には感謝しましたが、やはりN先生としては釈然としない様子。
N先生との相談の末、マイカーを停めたときの駐車場代は後日弊社が精算することになりました。
ちなみに、N先生はマイカーで来たことから、情報交換会でもアルコールを飲んでいませんでした。
（運転代行を呼ぶことも提案しましたが断られました。）
先輩MRからは、
『こうなるならハイヤーを手配しておくべきだったかもな。』
とも言われました。
ハイヤーなんて今までの人生で頼んだことはありませんが、今後の講演会では検討の価値がありそうです。
反省点②：H先生の会場到着が遅くて試写する時間がなかった
これもかなり焦りました。
H先生は親切な先生なのですが、少々時間にルーズなところがあります。
製品紹介は18:50～、一般講演開始は19:00～だったので、私としては18:30くらいには試写を終えたいところでした。
しかし、H先生が中々来ない。
まさか、事故や渋滞にでも巻き込まれたのか？
…などと考えいたところ、18:30頃にようやくメールで、
『今、ホテルにチェックインしました。』
『あと10分ほどで会場に着くと思います。』
と連絡が来ました。
10分後って言ったら、18:40じゃねーか！！
と、内心叫びました。
律儀にメールで到着時間を教えてくれる心遣いには感謝しましたが、やはりギリギリの時間なることは間違いない。
その後、H先生を会場の入口で出迎え、
速攻で控室に案内し、
速攻で講演スライドを先生のUSBから私のPCに移し、
速攻で控室のプロジェクターで数十秒だけ試写し、
そして、H先生、N先生、T先生と共に会場入りしました。
控室での試写は、『試写』と呼ぶにはあまりに大雑把な内容でした。
前日までに講演スライドをもらっておけば、会場の本番用設備で念入りに試写することも出来たでしょうが、
H先生の意向で講演会当日に持参したUSBからデータをもらう手筈にしていたことが仇になりました。
ちなみに、H先生の一般講演自体は映像トラブルもなく無事に終わりました。
しかし、担当MRとしては映写が上手くいくかどうか終始ヒヤヒヤしていました。
あれはマジで心臓に良くないです。
演者あっての講演会ですし、MRとしては来場時間や試写に関して無理を言えない立場ですが…
うーん、どうしたものか。
まあ、今後の講演会での教訓にしたいと思います。
反省点③：順路が分かりにくく来場者が混乱していた
今回の講演会会場は公益財団法人の複合施設でした。
つまり、ホテルではありません。
そのせいか、
『来場者を誘導するような張り紙や立札の使用は禁止する』
というルールがありました。
そのため、講演会場への順路が分からず立ち往生した来場者が何名かいました。
いつもなら『講演会場はこちら』みたいな張り紙で順路を明示するのですが、張り紙禁止ルールには面食らいました。
何しろ、講演会当日に張り紙をしていたら施設の職員に注意されて初めてそのルールが発覚したのです。
それはヒサシの下調べが足りないからでしょ？
…と言われればそれまでですが、そんなルールは施設利用マニュアルには書いてありませんでした。
（もしかしたら実はどこかに書いてあったかも知れませんが…）
このローカルルール（？）のおかげで、
ただでさえ少ない人数で運営していた講演会の人手を、
必要以上に来場者誘導に割くことになってしまいました。
このとき、MR数が少ない弊社のような製薬会社にとっては痛手だとつくづく思いました。
この講演会では手伝いのため、隣県からもMRが何人か応援に来てくれましたが、
講演会の役割的にはそれでもギリギリの人数だったのです。
そこにきて、まさかのローカルルールの発覚。
講演会の内容自体には特に影響しませんでしたが、来場者や隣県MRには申し訳ないなぁ…という気持ちになりました。
これからはローカルルールの存在には気を付けたいと思います。
反省点④：情報交換会の乾杯発声者がギリギリまで決まらなかった
これも発起人MRとしては、地味ですが悩みのタネでした。
元々は座長のN先生にお願いする予定でしたが、講演会1週間前くらいの最終確認の場面で、乾杯発声は遠慮したいと言われてしまったのです。
仕方がないので、当時来場予定の医師一覧を見せ、N先生から、
『この先生とか、この先生に乾杯の発声を頼めば良いんじゃない？』
と、何人かの医者に乾杯発声を頼むようにアドバイスをもらいました。
そこまでは良かったのですが、講演会当日になって新たな問題が起きました。
N先生から教えてもらった医者の顔と名前が一致しない！
…という問題です。
実はこの講演会、私がMRとして会ったことがない医者が半分近くを占めていました。
そして、N先生から推薦してもらった乾杯発声候補は、私が会ったことがない医者ばかりだったのです。
とはいえ、このような展開はある程度想定はしていました。
そこで取りあえず、講演会開始前には乾杯発声の候補者に打診する予定だったのですが…
先ほども書いた通りH先生の試写に関するイレギュラーがあったことから、
講演会開始前の時点で、私は会場内で乾杯発声候補の医者を探す余裕は全くありませんでした。
燻っていた問題の火種が、講演会当日に表面化したという感じですね。
仕方ないので講演会終了後、情報交換会が始まるまでの僅かな時間にN先生に乾杯発声候補の医者の見た目を教えてもらいましたが、
結局その候補者たちは情報交換会に出ないで帰ってしまったり、
乾杯発声は遠慮したい！と断られたりしました。
やはり、前もって声を掛けていなかったことが最大の原因でしょう。
そして結局、N先生が乾杯発声をすることになったのです。
当たり前ですが、N先生としては不服そうでした。
元々乾杯発声をしたくないと言っていた上に、マイカーで来たためアルコールを飲めないような先生が乾杯発声をしたのです。
ウーロン茶入りのグラスを掲げて乾杯発声したN先生の姿を見るのは辛かったです。
正直な話、担当MRとして申し訳ない気持ちになりました。
これは私の講演会経験値の乏しさが招いた結果だと思います。
まとめ：講演会はやっぱり大変でしたが、トライする価値はある！
今回はMRとして次のレベルに進みたいと思って自ら講演会を企画しました。
社内での講演会企画の立案。
座長や演者の選定。
会場の下見。
情報交換会での料理内容の交渉。
案内状の作成。
講演会当日の運営。
講演会後のフォロー訪問。
この他にも数えきれないほどの細かな仕事が沢山ありました。
こんな具合に、講演会の『準備』⇒『本番』⇒『フォロー』と、自分にとって初めての仕事ばかりで混乱しまくりでした。
でも今思えば、自分から講演会を企画して良かったと思います。
失敗も沢山しましたが、おかげで成果も出すことができ、自分の中ではそれなりに満足しているからです。
特に、座長のN先生がいる基幹病院にて講演テーマの薬剤が採用されたことは、
自分にとって大きな自信になりました。
とはいえ、講演会はやっぱり大変なので、無闇に乱発するするのは危険だとも思いましたが…。
まあ、その辺りを含めて良い経験になりました。
先輩MRも、
『講演会は慣れだよ！』
と言っていたので、今後も講演会の企画にはトライし続けようと思います。
最後まで読んで頂き、ありがとうございました！
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